Zielsetzung des Projekts

Die Vital-Kliniken GmbH ist ein moderner Gesundheitsdienstleister mit Einrichtungen in Bad Malente, Bad Driburg und Bad Dürrheim. Sitz der Geschäftsführung ist Frankfurt/ Main. Im Rahmen eines Workshops hat sich die Vital-Kliniken GmbH im Jahr 2008 entschieden, ein Qualitätsmanagement-System auf der Grundlage von IQMP-Reha einzuführen. Diese Entscheidung bildete die Grundlage zur Durchführung eines einrichtungsübergreifenden Qualitätsmanagementprojekts mit dem Ziel, alle drei Einrichtungen und die Zentrale optimal auf eine Zertifizierung vorzubereiten und diese erfolgreich zu bestehen. Zur Umsetzung dieser Vorgaben war es wichtig, die Mitarbeiter mit einzubeziehen, das vorhandene Qualitätsmanagement-System auszubauen und Synergieeffekte der verschiedenen Standorte zu nutzen.

Umsetzung

Auftakt des Projekts bildete ein QM-Strategieworkshop unter Moderation von ZeQ, der dazu diente, alle Kliniken auf den gleichen Kenntnisstand zu bringen. Gemeinsam mit den Moderatoren unterzogen die Verwaltungsdirektoren, Chefärzte und QMBs aller Kliniken ihre jeweilige Einrichtung einem Soll-Ist-Vergleich und definierten anhand der Ergebnisse erste Maßnahmen zur Etablierung einheitlicher QM-Strukturen.

Zur Nutzung der Synergieeffekte während der Projektphase fanden weitere Treffen mit allen QMBs in der Zentrale in Frankfurt statt. Hierbei wurden die Ergebnisse der einzelnen Zertifizierungsschritte vorgestellt und kritisch geprüft. Diese gemeinsamen Sitzungen ermöglichten auch den Austausch von Projektergebnissen zwischen den Einrichtungen und damit das Kennenlernen von best-practice-Methoden.

Der Einbezug der Mitarbeiter wurde anhand folgender Maßnahmen sichergestellt:

• Workshops
• Interviewgruppen
• Zukunftswerkstatt
• Mitarbeiterbefragung

Nachdem die übergreifenden Aufgaben zwischen den Einrichtungen vergeben waren und bereits erste Ergebnisse erzielt wurden, fanden in den Kliniken je nach Bedarf weitere Workshops statt. Unter Begleitung von ZeQ erfolgte hier die Anpassung der übergreifenden Instrumente auf das jeweilige QM-System der einzelnen Klinik. Ferner dienten die Workshops dazu, Konzeptionierungen der Häuser inhaltlich zu prüfen.

Voraussetzung für eine Zertifizierung nach IQMP-Reha ist eine umfangreiche Selbstbewertung. Um diese Selbstbewertung, in die eine Vielzahl an Aspekten jeder Einrichtung einfließt, gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erstellen, wurden für die entsprechenden Themenbereiche diejenigen Mitarbeiter eingeladen, die hierzu am besten Auskunft geben können.

Im Vorfeld wurde in der Zentrale gemeinsam mit dem Geschäftsführer das Grundgerüst der Selbstbewertung erstellt, welches für die jeweilige Klinik in Interviewgruppen mit den Mitarbeitern mit „Leben“ gefüllt wurde. 

In der Zukunftswerkstatt hatten Mitarbeiter in einer Veranstaltung die Möglichkeit, Ideen und Kritiken in die Klinikabläufe einzubringen. Das Konzept Zukunftswerkstatt sollte die Mitarbeiter motivieren, Arbeitsabläufe zu verbessern, abteilungsübergreifend mitzuwirken und eigenverantwortlich zu handeln. Zur Teilnahme an der Zukunftswerkstatt waren alle Mitarbeiter eingeladen.

Die Mitarbeiterbefragung sollte die Erkenntnisse aus der Zukunftswerkstatt ergänzen, weitere Handlungsfelder aufdecken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter darstellen. Um das Befragungsinstrument von ZeQ an die Gegebenheiten und Anforderungen der Vital-Kliniken GmbH anzupassen, fanden im Vorfeld Besprechungen mit den Verantwortlichen und schließlich ein Projekttreffen mit ZeQ statt. Daran nahmen Vertreter des Betriebsrats, Verwaltungsdirektoren aller Kliniken und der Geschäftsführer teil, die die Mitarbeiter und alle Kliniken angemessen vertraten. Hier wurde das gesamte Vorgehen abgestimmt und der Fragebogen auf die Bedürfnisse der Kliniken angepasst.

Die Ergebnisberichte im Anschluss an die Befragung enthielten Vergleiche zwischen den Bereichen innerhalb der Klinik und Vergleiche mit den Bereichen der anderen Kliniken. Auch ergaben sich spannende Ergebnisse aus dem externen Vergleich mit bereits durch ZeQ befragten Einrichtungen. Durch den Vergleich der Befragungsergebnisse innerhalb der GmbH und mit den Benchmarkdaten von ZeQ konnten sowohl Spitzenpositionen als auch Handlungsfelder mit weiterem Optimierungsbedarf aufgedeckt werden.

Ergebnis

Innerhalb von drei Monaten wurden alle drei Einrichtungen erfolgreich nach IQMP-Reha gemäß Zeitplan zertifiziert. Die externen Begehungen in den jeweiligen Einrichtungen fanden  jeweils monatlich statt. Besonders hervorgehoben wurden durch die Visitoren die Nutzung medizinischer Qualitätskennzahlen, die neuen Therapieprofile sowie das verbundweite Kennzahlensystem.

Mit insgesamt 72% war die Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung  sehr hoch, was eine starke Akzeptanz des Instruments widerspiegelt. Die Befragung lieferte interessante Ergebnisse, die zum Einen neue Handlungsfelder (z. B. Fortbildung) aufdeckten und zum Anderen die Erkenntnisse aus der Zukunftswerkstatt bestätigten. Die Ergebnisse wurden in allen Kliniken im Rahmen des Mitarbeiterforums vorgestellt, an dem der Großteil der Mitarbeiter teilnahm. Entsprechende Maßnahmenvorschläge wurden im Anschluss innerhalb der Abteilungen gesammelt und schließlich im Führungskreis beschlossen.