Dienstplanung im Krankenhaus ist in den meisten Häusern ein unliebsames Thema. Sie gilt als komplex, zeitaufwändig und selten dankbar. Auf vielen Stationen ist mindestens ein voller Arbeitstag pro Monat reserviert, an dem die Pflegedienstleitung oder eine beauftragte Person den Dienstplan für die kommenden Monate erstellt. Was zunächst wie eine organisatorische Routineaufgabe klingt, entwickelt sich in der Praxis schnell zu einem echten Kraftakt.

Warum Dienstplanung im Krankenhaus so aufwändig ist

Die Herausforderung beginnt bereits bei der Erfassung der Wünsche des Personals. Oft werden diese auf der sprichwörtlichen „Tonspur“ geäußert oder per Zettel, Messenger, o.ä. weitergegeben. Anschließend gilt es, gesetzliche Vorgaben, tarifliche Regelungen und interne Richtlinien, etwa aus der PPR 2.0, einzuhalten. Ist der Plan schließlich nach vielen Arbeitsstunden erstellt, folgt der Alltag: Krankmeldungen, spontane Termine oder kurzfristige Änderungen sorgen dafür, dass der Plan tagtäglich angepasst werden muss.

In vielen Häusern werden Dienstpläne noch immer auf Papier geführt und öffentlich in der Stationszentrale aufgehängt. Änderungen werden somit handschriftlich ergänzt, durchgestrichen oder mit kreativen Malereien kenntlich gemacht. 

Das Resultat: 

• hoher Zeitaufwand bei der Dienstplanung,
• Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden,
• ständige Improvisation
• und eine Funktion, die selten beliebt ist, weil sie zwangsläufig auch unbequeme Entscheidungen beinhaltet.

Digitale Dienstplanung: Wie moderne Tools den Krankenhaus-Alltag erleichtern

Ein Blick auf aktuelle Entwicklungen zeigt: Es gibt längst digitale Alternativen für die Dienstplanung. Auf Messen wie der DMEA (Digital Medical Expertise & Applications) präsentieren Hersteller moderne Dienstplan-Tools, die mit Algorithmen, häufig unter dem Schlagwort „Künstliche Intelligenz“, arbeiten. 

Sie ermöglichen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten digital zu hinterlegen und automatisch Alternativvorschläge zu generieren. Während früher einige Varianten mühsam auf Papier durchgespielt werden mussten, bis die ideale Besetzung der Dienste gefunden war, prüft die Software innerhalb von Sekunden tausende Konstellationen und schlägt die beste Lösung vor.

Einige Systeme gehen dabei noch weiter: Sie machen die Dienstplanung zu einem interaktiven Prozess, bei dem das Stations- oder Abteilungspersonal aktiv eingebunden wird. Mitarbeitende können ihre Wunschzeiten angeben, die Software legt diese übereinander und bietet in mehreren Schleifen die verbliebenen Dienste zur Auswahl an. Unbeliebte Dienste können über Bonussysteme attraktiver gemacht werden, sodass sich die Mitarbeitenden nicht nur die beliebtesten Dienste heraussuchen. Somit muss die dienstplanverantwortliche Person am Ende nur noch kleinere Anpassungen vornehmen.

Auch im Alltag überzeugt der digitale Ansatz. Änderungen werden in Echtzeit an alle kommuniziert und alternative Besetzungen automatisch vorgeschlagen. Über eine digitale Tauschbörse können Dienste unkompliziert zwischen Mitarbeitenden gewechselt werden. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit im Krankenhaus.

Mehr Zufriedenheit und weniger Aufwand dank digitaler Dienstplanung

Die Vorteile moderner Systeme liegen auf der Hand:

• Höhere Akzeptanz durch Einbezug der Mitarbeitenden und transparente Prozesse.
• Weniger Zeitaufwand durch Automatisierung von Variantenbildung und Anpassungen.
• Mehr Flexibilität durch Tauschmöglichkeiten und Echtzeitinformationen.
• Bessere Planungsqualität durch klare Abbildung von Qualifikationen und Vorgaben.

Damit wird die Dienstplanung nicht mehr als notwendiges Übel erlebt, sondern als Prozess, der allen Beteiligten einen strategischen Mehrwert im Krankenhausmanagement bietet.

Blick in die Zukunft: Ganzheitliche Dienstplanung als strategisches Steuerungsinstrument

Doch hier muss die Entwicklung nicht stehenbleiben. Die derzeitigen Tools orientieren sich noch stark an der klassischen Logik „starre Ressource und feste Schicht“. Ein wirklich ganzheitlicher Ansatz in der Dienstplanung würde darüber hinausgehen:

• Verknüpfung mit OP-Auslastung: Personalbedarf dynamisch an Operationen koppeln.
• Integration von Krankheitsprognosen: Frühzeitiges Erkennen von Ausfallrisiken.
• Bedarfsorientierte Ressourcenplanung: Einsatzplanung nicht nur für heute, sondern vorausschauend entlang der tatsächlichen Nachfrage.

So könnte Dienstplanung künftig nicht nur effizienter, sondern auch strategischer werden – als zentrales Steuerungsinstrument im Krankenhausmanagement.

Wie ZEQ Sie unterstützt

Der Weg zu einer modernen Dienstplanung beginnt mit einer klaren Strategie: Dienstplanung soll nicht länger eine administrative Pflichtaufgabe sein, sondern ein strategisches Instrument, das zur Entlastung beiträgt und die Zusammenarbeit im Krankenhaus stärkt. Aus dieser Zielsetzung ergeben sich die gewünschten Effekte: weniger Aufwand, höhere Transparenz und mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Darauf aufbauend werden neue Prozesse gestaltet, die auf Beteiligung und Eigenverantwortung setzen. Die Dienstplanung wird damit zu einem gemeinsamen Organisationsprozess, in dem Teams ihre Planung aktiv mitgestalten. ZEQ begleitet den notwendigen organisatorischen Wandel, unterstützt bei Kommunikation, Rollenklärung und Qualifizierung und sorgt dafür, dass die Veränderungen im Alltag verankert werden.

Erst dann folgen die Auswahl und Einführung der passenden digitalen Tools und technischen Lösungen. ZEQ unterstützt bei der Systemauswahl, Implementierung und Parametrierung und stellt sicher, dass Technik und Prozesse optimal zusammenspielen. Denn moderne Dienstplanung bedeutet: Wir organisieren uns selbst – und mit coolen Apps und Gamification macht es sogar Spaß!