„Gibt es dazu nicht gerade auch ein laufendes Projekt bei uns?“

Krankenhäuser sind komplexe Einrichtungen mit vielen Verantwortlichkeiten. Die beliebteste Methode für diese vielen Verantwortlichen, etwas zu bewegen, ist und bleibt „das Projekt“. Nur führen Krankenhäuser nicht nur ein Projekt, sondern meist mindestens 20 Vorhaben gleichzeitig – von Digitalisierungsinitiativen, Personalprojekten über Strukturveränderungen bis hin zur strategischen Neuausrichtung. Gerade im Kontext von wirtschaftlichem Druck und Krankenhausreform wird professionelles Projektmanagement im Krankenhaus zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Und erfahrungsgemäß ist mindestens ein großes Projekt mehr oder minder festgefahren und blockiert damit auch die anderen Projekte.

Dass Projekte nicht reibungslos durchlaufen, liegt in der Natur der Sache. Schwierige Ausgangslagen, dynamische Rahmenbedingungen und Projektmanagement als Aufgabe „nebenbei“ sind im Krankenhausalltag eher die Regel als die Ausnahme. Problematisch wird es jedoch, wenn die Summe der Projekte aus dem Blick gerät. Dann entsteht ein blinder Fleck: die tatsächliche Projektlast der Organisation.

Dieser Beitrag zeigt, warum ein transparentes Projektportfolio im Krankenhaus gerade jetzt entscheidend ist und wie Sie Transparenz, Steuerung und Wirkung Ihrer Projekte deutlich verbessern können.

Wirtschaftlicher Druck verändert die Spielregeln

Die wirtschaftliche Situation vieler Krankenhäuser ist angespannt. Ziele müssen kurzfristig angepasst werden. Ressourcen sind knapp. Abhängigkeiten zwischen Bereichen und Projekten nehmen zu. Ohne strategische Projektsteuerung im Krankenhaus entsteht in dieser Situation schnell eine unkontrollierte Projektlandschaft.

In diesem Umfeld muss man es sich leisten können, Projekte weiterhin als Einzelinitiativen zu steuern.

Drei zentrale Herausforderungen treten besonders hervor:

1. Gebundene Ressourcen in festgefahrenen Projekten

Jedes stagnierende Projekt bindet wertvolle Kapazitäten von engagiertem Personal. Diese Ressourcen fehlen an anderer Stelle – etwa bei kurzfristig notwendigen wirtschaftlichen oder strategischen Maßnahmen.

Zudem wirken sich festgefahrene Projekte negativ auf die Motivation aus. Wenn Mitarbeitende erleben, dass Projekte über Monate oder Jahre ohne sichtbaren Fortschritt laufen, sinkt die Bereitschaft, sich erneut zu engagieren. Im schlimmsten Fall leidet auch das Image des Hauses als verlässlicher Arbeitgeber.

2. Der Mythos der „Eh-da“-Ressourcen

„Eh-da“-Ressourcen existieren nicht, insbesondere nicht in wirtschaftlich angespannten Zeiten. Jede Projektstunde konkurriert mit Versorgungsaufgaben, administrativen Pflichten und Führungsverantwortung.

Ohne transparente Ressourcenplanung entsteht eine strukturelle Überlastung. Diese zeigt sich in Verzögerungen in Projekten, 80%-Projekten mit Qualitätseinbußen oder einer steigenden Unzufriedenheit im Team. Im Nachgang heißt es dann oft bei unseren Projekten „das haben wir doch alles schon mal versucht“. Ja, aber mit kritischen Abstrichen und ausbleibendem Erfolg.

3. Unsichtbare Abhängigkeiten und wiederkehrende Hürden

Viele Projekte haben mehr Abhängigkeiten zueinander als es auf den ersten Blick scheint. Ein IT-Projekt beeinflusst ein Prozessprojekt. Eine Umstrukturierung wirkt sich auf Digitalisierungsinitiativen aus.

Gleichzeitig begegnen unterschiedliche Projekte oft denselben Hürden. Erfahrungsgemäß sind es insbesondere:

• intransparente Steuerungsprozesse
• hoch individualisierte Vorgehensweisen
• fehlende einheitliche Entscheidungslogiken

Ohne Gesamtperspektive werden diese Muster nicht erkannt. Probleme werden mehrfach und isoliert bearbeitet. Und das mit entsprechendem Mehraufwand.

Warum ein aktives Projektportfolio jetzt entscheidend ist

Die zentrale These lautet: Gerade jetzt müssen Krankenhäuser ihr Projektportfolio systematisch im Blick behalten. Projektmanagement als Nebenaufgabe können wir uns nicht mehr leisten.

Ein strukturiertes Projektportfolio-Management bietet konkrete Vorteile:

• Transparenz über alle laufenden Projekte
• Klare Priorisierung entlang der Unternehmensziele (und Beendigung oder Neuausrichtung von nicht zielführenden Projekten)
• Realistische Ressourcenplanung
• Früherkennung von Risiken und Abhängigkeiten
• Höhere Umsetzungsgeschwindigkeit bei strategisch relevanten Vorhaben

Für EntscheiderInnen bedeutet das: bessere Steuerbarkeit in einem volatilen Umfeld. Für Projektleitungen: klarere Rahmenbedingungen und höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Für die Organisation insgesamt: mehr Fokus und Wirksamkeit.

Drei konkrete Schritte zu mehr Steuerung und Wirkung

Wie können Krankenhäuser den blinden Fleck „Projektlast“ systematisch angehen?

1. Transparenz schaffen

Der erste Schritt ist eine vollständige Übersicht: Welche Projekte laufen aktuell? Welche Ziele verfolgen sie? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wie viele Personalressourcen sind jeweils gebunden?

Eine strukturierte Projektlandkarte schafft die notwendige Datengrundlage. Wichtig ist dabei nicht Perfektion, sondern Klarheit.

2. Gemeinsame Hürden identifizieren und adressieren

Statt jedes Projekt isoliert zu betrachten, lohnt sich eine übergreifende Analyse: Welche Hindernisse treten wiederholt auf?

Hilfreich ist es, Projektleitende aktiv miteinander zu vernetzen und eine gemeinsame Projektanalyse durchzuführen. So werden strukturelle Probleme sichtbar, die mit Einzelmaßnahmen nicht lösbar sind.

3. Klare Entscheidungslogik etablieren

Nicht jedes Projekt kann und sollte unter allen Umständen fortgeführt werden. Eine konsequente Entscheidungslogik hilft bei der Steuerung:

• Wie kritisch ist das Projekt für die aktuellen Unternehmensziele?
• Welchen Wertbeitrag leistet es im Verhältnis zu den entstehenden Kosten?
• Welche Kosten entstehen durch gebundene Ressourcen?

Auf dieser Basis können Projekte fortgeführt, angepasst oder auch bewusst beendet werden. Das ist kein Zeichen von Scheitern, sondern Ausdruck strategischer Klarheit.

Fazit: Fokus ist die neue Währung

Krankenhäuser stehen vor tiefgreifenden Veränderungen. In dieser Situation entscheidet nicht die Anzahl der Projekte über den Erfolg, sondern deren strategische Relevanz und konsequente Umsetzung.

Ein unkoordiniertes Nebeneinander von Initiativen führt zu Überlastung, Demotivation und Ressourcenverschwendung. Ein aktiv gesteuertes Projektportfolio hingegen schafft Transparenz, Priorität und Wirkung.

Der Mehrwert für Sie als EntscheiderIn liegt auf der Hand: bessere Steuerbarkeit, gezielter Ressourceneinsatz und höhere Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer strategischen Vorhaben.

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihr Projektportfolio zu strukturieren, Transparenz zu schaffen und eine klare Entscheidungslogik zu etablieren.

Denn gerade jetzt gilt: Fokus ist die neue Währung erfolgreicher Krankenhaussteuerung.